Surat Dinas

Kamis, 06 Juni 2013

Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain.

Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan .

Korespondensi = surat menyurat.

Korespoden = pihak yang terlibat atau para pelakunya.

Komunikasi tetulis dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan media lain.

Surat memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah karena surat yang asli tentunya memiliki identitas yang jelas,yaitu tanda tangan asli dan atau stempel (identitas resmi lembaga) asli.

Hal-hal khusus yang dimiliki oleh surat yaitu:

1. Penggunaan kertas (baik,bersih,ukuran ketebalannya,bergaris maupun polos).

2. Penggunaan model atau bentuk.

3. Pemakaian bahasa yang khas.

4. Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

Fungi surat.

1. sebagai alat untukmenyampaikan pemberitauan, permintaan atau permohonan, buah pikiran / gagasan.

2. sebagai alat bukti tulis.

3. sebagai alat untuk mengikat.

4. sebagai bukti historis.

5. sebagai pedoman kerja.

Jenis surat.

Jenis surat dibagi menjadi :

 Jenis surat dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya,antara lain :

1. Surat resmi / Dinas

2. Surat tidak resmi / Pribadi

3. Surat setengah Resmi

 Jenis surat menurut isinya,antara lain :

1. Surat Keluarga / Pribadi

2. Surat Sosial

3. Surat Dinas

4. Surat setengah resmi

5. Surat niaga

 Jenis surat menurut tujuannya,antara lain :

1. Surat perintah

2. Surat permohonan

3. Surat pemberitahuan

4. Surat penawaran

5. Surat keterangan

6. Surat keputusan

Bentuk Surat.

Bentuk surat adalah Pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.

 Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 6 macam bentuk surat,yaitu :

1. Bentuk lurus penuh.

2. Bentuk lurus.

3. Bentuk setengah lurus.

4. Bentuk surat bertekuk.

5. Bentuk resmi Indonesia lama.

6. Bentuk resmi Indonesia Baru.

 Bagian – bagian surat resmi :

1. Kepala surat / Kop surat.

2. Tanggal surat.

3. Nomor.

Lampiran.

Hal.

Sifat / Derajat surat.

4. Alamat yang dituju.

5. Salam Pembuka.

6. Isi,terdiri dari : Pembuka

Isi

Penutup

7. Salam penutup.

8. Indentitas pengirim,TTD,stempel.

9. Tembusan.

 Perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi dari sisi bahasa :

1. Diksi dalam surat tidak resmi cenderung bebas dan mudah dipahami,sedangkan dalam surat resmi tidak.

2. Dalam surat tidak resmi kalimat yang digunakan tidak harus baku,terkesan akrab dan tidak taat pada kaidah, sedangkan dalam surat resmi tidak.

3. Secara umum bahasa dalam surat tidak resmi cenderung ringan, akrab, dan tidak baku.

 Ciri – ciri ragam bahasa tulis :

1. Sesuai dengan kaidah ejaan

2. sesuai dengan kaidah katatabahasaan ( berpola )

3. Berisi ide yang merupakan satu – kesatuan

4. Bagian – bagiannya berkoherensi

5. Bervariasi

6. Beraksentrasi

7. Logis

Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan / perdagangan.

Surat niaga adalah jenis surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan niaga atau perdagangan.

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat niaga :

• Menetapkan tujuan

• Menetapkan isi surat seperti :

a. Nama dan jenis barang

b. Merk dan kualitas barang

c. Banyak barang yang ditawar

• Penetapan tata urutan isi surat

• Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu

• Hindari penggunaan singkatan

 Jenis surat niaga :

1. Surat Permintaan Penawaran.

Adalah surat yang berasal dari calon pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta keterangan daftar harga barang atau jasa yang hendak dibeli dari penjual.

Keterangan yang ingin diperoleh calon pembeli biasanya mengenai :

 Jenis barang

 Harga

 Diskon

 Syarat

 Cara pembayaran / keterangan lain.

2. Surat Penawaran ( Offerte ).

Adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan tentang barang atau jasa yang akan dijual dengan segala keterangannya kepada calon pembeli.

 Surat penawaran bisa dibuat atas nama atau inisiatif pihak pemilik barang bisa juga karena ada permintaan dari calon pembeli.

 Surat penawaran biasanya memberikan informasi tentang :

Nama Barang

Jenis Barang

Harga satuan

Kualitas

Potongan harga

Syarat pembayaran

Cara penyerahan

3. Surat Pembelian.

Adalah surat yang ditulis oleh calon pembeli kepada penjual barang yang berisi rincian barang – barang yang akan dibeli.

4. Surat Claim / Keluhan.

Adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.

5. Surat Kuasa.

Adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk melakukan sesuatu atas nama orang yang memberikan kuasa.

Surat ini biasanya diberikan kepada orang yang dipercaya untuk menyelesaikan urusan pemberi kuasa karena dia tidak dapat melakukan sendiri.

 Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat kuasa :

1. Pemberian dan penerima surat kuasa harus dewasa,sehat rohani,dan jasmani.

2. Diberikan kepada orang yang benar – benar dipercaya.

3. Untuk perorangan surat kuasa tidak perlu diberi nomor surat.

4. Untuk satu instansi surat kuasa ditulis diatas kertas segel atau dibubui materai.

5. Ditanda tangani pemberi dan penerima kuasa.

 Bagian – bagian surat kuasa :

d. Judul.

Judulnya yaitu “ Surat Kuasa “.

e. Indentitas pemberi kuasa.

f. Alamat pemberi kuasa.

g. Indentitas yang diberi kuasa / penerima.

h. Alamat yang diberi kuasa / penerima kuasa.

i. Keperluan / tujuan pemberian kuasa / bentuk wewenang.

j. Tanggal, bulan,dan tahun penulisan surat.

k. Nama dan tanda tangan penerima dan pemberi kuasa.

Pencantuman tanggal,bulan dan tahun penulisan surat sangat bermanfaat. Pencantuman ini berfungsi untuk :

 Memberitahu penerima kapan surat itu dikirim.

 Memudahkan penelusuran jika terjadi keterlambatan dalam menjawab surat.

 Memudahkan pengarsipan.

6. Surat Perjanjian Jual - Beli.

Adalah surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak / lebih. Dengan surat perjanjian Jual – Beli kedua belah pihak harus menepati janji yang telah disepakati. Bila ada satu pihak yang mengingkari janji atu pihak lainnya berhak menggugat kepada yang berwenang.

 Syarat pembuatan Surat perjanjian Jual – Beli :

1. Isi saling disepakati pihak yang terkait.

2. Isi tidak bersifat menekan pihak lain.

3. Isi tidak menimbulkan rasa panas berbagai pihak.

4. Pembuatannya atas dasar musyawarah.

5. Bentuknya benar sesuai aturan.

6. Memakai bahasa yang saling dimengerti.

7. Ada pihak yang bertindak sebagai saksi.

 Macam – macam Surat perjanjian :

Dari segi pengesahannya Surat perjanjian dibagi menjadi :

1. Surat perjanjian otentik.

Artinya surat itu disahkan oleh pejabat yang berwenang. (Desa atau Notaris)